08. Структура організації

Довідник Структурні підрозділи призначений для введення списку підрозділів і введення інформації про підрозділи.

Заповнення довідника може проводиться в самому довіднику (якщо не експлуатується підсистема Облік кадрів) і в штатному розкладі. При формуванні довідника в штатному розкладі в самому довіднику вносити зміни не можна.
Система IS-pro підтримує ієрархічну структуру довідника підрозділів. В якості підрозділів виступають будь-які адміністративні одиниці організацій і підприємств.
Ієрархічна будова довідника визначається позиційним кодом записів.
Згідно з меню Реєстр-Визначення структури коду встановлюється ієрархічна структура довідника, наприклад ХХ ХХ ХХ ХХ ХХ – структура 5 рівнів в кожному рівні код двозначний.
Після визначення структури коду проводиться заповнення даних по конкретним підрозділам.

Створення нового підрозділу:

  • Меню Реєстр – Створити
  • Вибрати рівень нового підрозділу. Наприклад, щоб створити підрозділ 3 рівня, курсор має бути встановлений на відповідний підрозділ вищого рівня (в нашому прикладі – 2)
  • Заповнити карточку підрозділу
  • Закладка “Загальні”
    • Код – унікальний в межах довідника.
    • Скорочене найменування – довільна назва підрозділу.
    • Найменування – довільна назва підрозділу.
    • Тип організаційної одиниці – із довідника (F3). Не обов’язкове.
    • Напрямок діяльності – із довідника (F3). Не обов’язкове.
    • Структурна одиниця – вибирається з довідника при використанні централізованого обліку.
    • Тип територіально віддаленого підрозділу – із довідника (F3). Не обов’язкове.
    • Група – із довідника (F3). Не обов’язкове.
    • Контрагент – із довідника (F3). Не обов’язкове.
    • Код за класифікатором – із довідника (F3). Не обов’язкове.
    • Керівник – із довідника (F3). Не обов’язкове.
    • Коментар – текстове поле. Не обов’язкове.

  • Закладка Найменування
    • Заповнюється повне найменування в родовому, давальному, знахідному відмінках і найменування іноземною мовою. Ця інформація використовується при формуванні звітів.

З метою збереження цілісності даних дозволено тільки логічне видалення підрозділу по клавіші F8 з можливістю подальшого відновлення в довіднику. При цьому запис залишається в базі даних, буде зберігатися в неї, але виділяється в реєстрі неактивним, чорним кольором і буде недоступним для коригування та вибору в первинних документах.

Віддалені підрозділи показують в реєстрі або приховують за допомогою пункту меню Вид-Показувати видалені.

Відновлюються логічно видалені записи в режимі Показувати видалені. Для цього курсор встановлюється на підрозділ, яке необхідно відновити, і по клавіші F8 або за пунктом меню Реєстр- Відновити логічно відалені здійснюється відновлення.

При необхідності можлива зміна найменування та інших даних підрозділу будь-якого рівня. Для цього курсор встановлюється в лівій частині екрана на відповідний підрозділ, а в правій частині екрану проводиться коригування даних. При збереженні внесених змін відповідні поля в особових рахунках і особистих картках співробітників оновлюються автоматично.
По пункту меню Реєстр – Архів структурних підрозділів відкривається реєстр змін до довіднику структурних підрозділів, які проводяться при введенні нових штатних розкладів.