Довідник контрагентів

Довідник Картотека контрагентів призначений для роботи зі списком партнерів підприємства. Партнерами можуть виступати як юридичні, так і фізичні особи.

Вводиться інформація про нових партнерів – назви, адреса, банківські реквізити, списки контактних осіб тощо.

Довідник представлений у вигляді ієрархічного (з виділенням груп і підгруп) або стандартного списку. Перемикання видів виконується по команді меню Вид/Стандартний або Ієрархічний або по комбінації клавіш Alt+1 і Alt+2.
Рекомендується створити кілька груп контрагентів в залежності від категорії контрагентів (наприклад, Підзвітні організації, фізичні особи або інші).
Коригування існуючих записів відбувається по клавіші F4.
Копіювання існуючих записів відбувається по клавіші F5.

Створення групи/підгрупи контрагентів проводиться тільки в ієрархічному вигляді по клавіші Ins або за пунктом меню Створити групу або Створити підгрупу.
Редагування запису здійснюється по клавіші F4.

Створення картки партнера проводиться в будь-якому вигляді довідника контрагентів по клавіші Ins. Вибирається пункт Створити юридичну особу або Створити фізичну особу в залежності від категорії партнера.

  • Загальні дані
    • Код  – унікальний, розрядність до 30 символів.
    • Найменування
    • Загальні дані.
    • Повне найменування (для виведення в друкованих формах) для партнера – юридичної особи.
    • Прізвище, І.Б. для партнера – фізичної особи.
    • Паспорт (№ та ким виданий) – для партнера – фізичної особи.
    • Дата народження – для партнера – фізичної особи.
    • Група – вказується група контрагентів, в яку входить реєстрований партнер.
    • Країна і регіон – вибирається з довідника Адрес.
    • Головне підприємство – вибирається для філій.
    • ІПН і ЄДРПОУ є унікальними в межах реєстру партнерів – самостійних юридичних осіб. Якщо контрагент має статус дочірнього підприємства або відділення, необхідно вказати для нього Головне підприємство у відповідному полі. При цьому автоматично заповниться код ІПН, недоступний для коригування. В цьому випадку є можливість зберігати кілька контрагентів з однаковим кодом ІПН.
    • Тип оподаткування. 
    • Ідентифікаційний код, Номер СРП ПДВ – для партнера – фізичної особи.
    • Не платник ПДВ – зазначається параметр при необхідності.
    • ЄДРПОУ
      • Для контрагентів, які створювались як фізичні особи обов’язково заповнити поле Код ІПН.
      • Для юридичних осіб та ФОПів, які вносились у картотеку контрагентів як юридичні, заповнюється поле ЄДРПОУ.
      • У картках контрагентів – ФОПів має стояти позначка у полі ФОП
    • Код податкової інспекції.
    • Нерезидент – зазначається параметр при необхідності.
    • ОГРН – Свідоцтво про Державну реєстрацію- основний державний реєстраційний номер.
    • Код району.
    • Виробник – зазначається параметр при необхідності.
    • У розділі Банківські реквізити відображаються дані по основному банківському рахунку, заведеному на закладці Рахунки.

  • Рахунки
    • У картці контрагента на закладці Рахунки одночасно може перебувати кілька рахунків організації.
    • Банківські рахунки вводяться на закладці Рахунки по клавіші Ins.
    • При натисканні комбінації клавіш Ctrl+Вгору або Ctrl+Вниз на записах рахунків проводиться їх переміщення. При цьому якщо рахунок встановлюється на першу позицію, то він стає основним.

  •   Адреси
    • Створення нового запису проводиться по клавіші Ins. Вибирається пункт Створити адресу або Створити контактну особу і заповнюються запропоновані поля в правій панелі.
      • Опис – Інформаційне поле
      • Тип – вибирається із довідника
      • Країна – вибирається із довідника адрес
      • Регіон – вибирається із довідника адрес
      • Індекс – вводиться
      • Адреса – заповнюється через клавішу F3. Всі поля крім Країна та Регіон можна ввести в режимі ручного вводу, або вибрати з довідника Поле Нас. пункт відповідає значенню Район міста, наприклад Богунський чи Корольовський у Житомирі.
    • Використовувати для оплати і Використовувати для відвантаження, Використовувати для вантажовідправника дозволяють при формуванні первинних документів автоматично заповнювати адреси платника і одержувача.
  • Адреси
    • Дані про контактні особи вводять тільки після створення адреси. Для контактної особи, що має право на підпис документів встановлюється параметр Право на підпис. У разі якщо відмітка встановлена у одної контактної особи, то в іншій контактній особі, одного контрагента, її поставити не можна. Контактна особа, у якої є право підпису в реєстрі виділяється жирним шрифтом.

  • Додатково
    • На закладці Додатково містяться параметри, що визначають умови розрахунків.
    • Для контрагента, який є фізичною особою, на закладці Додатково заповнюються поля ПІБ в родовому і давальному відмінках, які потім відображаються в полях звітів по контрагентам.
    • Платник заповнюється, якщо при відвантаженні товару даний контрагент вказується як вантажоодержувач, а платником є інший контрагент.
    • Для закріплення партнера за Торговим агентом заповнюється відповідне поле.
    • Спосіб оплати: безготівковий, готівковий, вимога з акцептом, передоплата – зі списку вибирається основний спосіб розрахунків з даним контрагентом.
    • Контроль взаєморозрахунків. Якщо взаєморозрахунки з даними партнером не ведуться, дану позначку необхідно зняти.
    • Відвантаження заборонено встановлюється при необхідності. Якщо для контрагента заборонена відвантаження в кредит, формується видаткова накладна тільки в межах поточного дебетового сальдо розрахунків. Якщо в картці контрагента встановлений параметр Відвантаження заборонено, то в системі буде неможливо зберегти видаткову накладну, видаткову рахунок-накладну, акт виконаних робіт або поворотну накладну постачальнику.
    • Ліцензія заповнюються при необхідності.
    • Прейскурант – Товари та Послуги – заповнюються при необхідності.  Якщо вказується Прейскурант: товари/послуги, система автоматично буде пропонувати його при виписці документів даному контрагенту.
    • При роботі з контрагентом з наданням кредиту, необхідно встановити позначку Продажі в кредит дозволені. Кредит вказується в будь-якій валюті обліку. Без введеної валюти суму кредиту встановити неможливо. Сума кредитного ліміту контролюється системою при виписці розрахункових і відвантажувальних документів на адресу даного контрагента, з урахуванням зазначеного терміну кредитування в днях (поле Термін).
    • При роботі з контрагентами по наданню їм індивідуальних знижок системою передбачена таблиця Тарифи та знижки з полями Дата тарифу/знижки, Шифр, Значення. .
    • Довільна інформація про партнера вказується в полі Примітка.

  • Поля користувача
    • Якщо існуючих в картці контрагента полів недостатньо, для введення всіх даних про партнера створюються власні поля та довідники для введення унікальної інформації.
  • Вкладення
    • На закладці Вкладення можуть бути додані будь-які файли з даного контрагенту.
  • Історія
    • На закладці Історія відбивається історія взаємин з даними контрагентом.

З метою запобігання несанкціонованого або випадкового видалення записів з картотеки контрагентів система IS-pro попередньо проводить логічне видалення запису по клавіші F8 з можливістю подальшого відновлення в картотеці. Логічно видалені записи залишаються в базі даних, але виділяються в реєстрі неактивним, сірим кольором і недоступні для коригування та вибору в первинних документах. Приховують їх за допомогою пункту меню Реєстр/Приховати видалені записи. Відновлюються такі записи в картотеці по комбінації клавіш Alt+F8 або використовується пункт меню Реєстр/Відновити логічно віддалені. Для фізичного видалення запису з бази даних використовується комбінація клавіш Ctrl+Y або пункт меню Реєстр/Видалити логічно видалені.