Модуль Картотека обліку договорів являє собою простий реєстр, що налаштовується, в якому представлені договори, згруповані по видах діяльності.
Необхідний вид діяльності вибирається в полі Вид діяльності.
При розділенні договорів по журналах обліку вид журналу обирається в полі Журнал договорів.
- Меню Реєстр
- Відкрити (Enter) – Відкривається договір на який встановлено курсор.
- Створити Ins – Створюється новий договір. Для оформлення нового договору вибирається Вид діяльності зі списку.
- Копіювати для групи контрагентів Ctrl+F5 виконується копіювання договору для групи контрагентів. В результаті цієї операції створюється n-на кількість договорів з різними контрагентами.
- Копіювати для контрагента Alt+F5 виконується копіювання договору для одного контрагента.
- Копіювати для контрагентів Shift+Alt+F5 виконується групове копіювання договорів для вибраних контрагентів.
- Перемістити в журнал Shift+Ins здійснюється переміщення документу в інший доступний журнал.
- Зведена таблиця Shift+Ctrl+C відкривається вікно Представлення даних, в якому вибирається вид даних для проведення аналізу.
- Експорт поточного представлення даних Shift+Ctrl+E здійснюється експорт відібраних в поточному виді записів в формат Excel.
- Змінити статус Alt+S відкривається вікно Статус договору, в якому можна змінити статус договору:
- Чернетка – підготовка, оформлення і планування діяльності за договором;
- Затверджений – досягнута угода за усіма істотними умовами договору, він підписаний і переведений у виконувані;
- Закритий – виконані усі зобов’язання, передбачені цим договором;
- Розірваний – відмова від виконання договору у разі неможливості виконання, а також при порушенні договору однією із сторін;
- Анульований – відмова від виконання договору внаслідок обставин, що істотно змінилися (незалежних ні від однієї із сторін).
Візуальне відображення договорів з різним статусом в реєстрі:
- Синій шрифт – договір не затверджений;
- Синій жирний шрифт – договір не затверджений, операцій немає;
- Чорний шрифт – договір затверджений, але є не затверджені операції;
- Чорний жирний шрифт – договір затверджений, операції затверджені або їх немає;
- Сірий шрифт – договір закритий, розірваний, анульований.
Заборонено змінювати статус договору «Затверджений» на «Чернетку», якщо в договорі є проведена операція (Операція, по якій створені документи).
- Меню Сервіс
- Протокол змін Alt+F10 відкривається протокол змін за вибраний період часу по усім записам.
- Протокол зміни запису Shift+F10 відкривається протокол переміщення документів по журналах за вибраний період часу по відміченим записам.